Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!
![Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!](/sites/default/files/illustrations/task_tracker.jpg)
Таск-трекеры, они же таск-менеджеры или сервисы для совместной работы – главные цифровые помощники современных менеджеров различного уровня. А также специалистов, которые самостоятельно организуют свою работу. С их помощью можно ставить задачи, устанавливать сроки их выполнения, контролировать процесс и вести внутреннюю переписку – и все это без утомительных планерок и совещаний.
Основная ценность программ для совместной работы в том, что они избавляют от необходимости держать в голове все задачи, которые надо выполнить. Рассмотрим, как они работают, на примере таск-трекера Зеттаплан, который сейчас стал частью системы Мегаплан.
Как выглядит работа в Task-tracker?
Вот так выглядит лента задач в Зеттаплане:
- Задачи внутри каждой вкладки можно отсортировать по различным параметрам, например, по времени до закрытия.
- Чат и прикрепление файлов – внутри каждой задачи.
- Есть отдельный раздел «Обсуждения» для общей или личной переписки с коллегами.
- В раздел «Контроль» попадают задачи и обсуждения, за которыми вы следите, то есть получаете все уведомления по ним.
- В разделе «Сотрудники» находится информация о каждом сотруднике, включая его загруженность.
iВ разделе «Структура» отражается структура предприятия.
В общем, все логично и предельно понятно.
А вот так выглядит форма постановки задачи:
Задачи ставятся в рамках определенного проекта или сами по себе. Чтобы поставить новую задачу, достаточно заполнить поля формы. Можно включить напоминание о задаче, в том числе по СМС.
Сейчас Зеттаплан стал частью CRM-системы Мегаплан, которая позволяет не только организовать совместную работу, в том числе удаленно, но и автоматизировать бизнес-процессы, вести базу клиентов, управлять проектами и многое другое. Попробовать систему Мегаплан можно бесплатно после регистрации на сайте.
Как видите, освоить программу для совместной работы совсем несложно. Куда сложнее выбрать подходящий task-tracker из всего многообразия. Ниже мы рассмотрим особенности и фишки 10 популярных таск-трекеров, чтобы Вы могли выбрать самую подходящую для себя программу.
Обзор бесплатных и платных таск-трекеров
Asana
Task-tracker, разработанный в 2008 году и многими любимый за простоту и прозрачный интерфейс. После ребрендинга в 2015 интерфейс стал не только удобным и интуитивно понятным, но и более приятным внешне. Есть приложения для iOS и Android. Использование бесплатно для небольших команд до 15 человек. Из недостатков можно отметить отсутствие русскоязычной версии, но выучить десяток-другой английских слов – не такая уж большая проблема. На свой сервер установить программу нет возможности.
Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Asana:
- Создание нескольких проектов с разными группами сотрудников.
- Возможность создания нескольких рабочих разделов для работы с разными проектами или разными командами.
- Задачи при необходимости разбиваются на подзадачи. Отличительная особенность – можно создавать подзадачи любой глубины вложенности.
- Приоритизация задач.
- Групповой календарь.
- Командный чат.
- Поиск по вхождению слова или по полю. Фильтр поиска можно сохранить.
- Возможна группировка задач по тегам.
- Есть возможность управления горячими клавишами.
Jira
https://ru.atlassian.com/software/jira
Система отслеживания ошибок и управления проектами, предназначенная для команд, использующих гибкие методологии разработки Agile. Поддерживает множество способов развертывания: облако, сервер, дата-центр. Есть приложение для смартфонов под Android и iOS. У этой программы для совместной работы русскоязычной версии нет, но интерфейс понятный, разобраться несложно. Есть пробный бесплатный период – 7 дней.
Основные функции и особенности:
- Отслеживание проектов и дефектов.
- SCRUM и Kanban доски.
- Agile-отчеты.
- Возможность выбрать из стандартных процессов или создать свой собственный.
- Настраиваемые фильтры (с помощью JIRA Query Language).
- Приоритизация задач.
- Чат.
- Большое количество надстроек для разных задач.
iИнтеграция с другими инструментами. Например, с Confluence, Bitbucket, Bamboo. - Portfolio for JIRA – визуализация всех проектов и команд.
Простой бизнес
Удобный таск-трекер с русскоязычным интерфейсом. Имеет бесплатную версию с рядом ограничений, а также платные тарифы с расширенным функционалом.
Основные возможности:
- Управление проектами и задачами.
- Диаграмма Ганта.
- Лента новостей по рабочим проектам.
- Разграничение доступа к информации.
- Управление удаленными сотрудниками.
- Хронометраж рабочего времени.
-
Бесплатная внутренняя телефония.
Помимо управления задачами, в программе есть полноценная CRM-система, возможность настроить документооборот, сквозная аналитика, база знаний. Доступно 18 отраслевых решений, в том числе – для ИТ-компаний и веб-студий.
Basecamp
Одна из первых программ для совместной работы и одна из самых популярных. В процессе разработки Basecamp был создан фреймворк Ruby on Rails, который впоследствии использовался при написании многих сервисов для совместной работы. Этот таск-трекер занял 2 место в рейтинге в 2016 году по версии Tagline, несмотря на не самую дешевую подписку. Зато для некоммерческих или благотворительных организаций предоставляется скидка в 50%, а студенты и преподаватели вовсе пользуются бесплатно. Триал-версия – 30 дней. Есть приложения как для iOS, так и для Android. Нельзя развернуть на собственном сервере. По отзывам – у таск-трекера Basecamp чуткая и доброжелательная служба поддержки.
Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Basecamp:
- Создание неограниченного числа проектов.
- Чат. Также есть доска сообщений для размещения объявлений.
- Возможность создавать шаблоны для проектов, одинаковых по структуре.
- Графики.
- Поиск файлов по ключу.
- Возможность задать рабочее время, чтобы не получать уведомления во время сна и отдыха.
Redmine
Бесплатный сервис для совместной работы и для отслеживания ошибок со стандартным функционалом. Разработан на основе уже упомянутого фреймворка Ruby on Rails. В июне 2016 года вышла обновленная версия. Есть интерфейс на русском языке. Устанавливается на сервер.
Основные функции и особенности:
- Возможность заводить несколько проектов и подпроектов.
- Возможность контролировать доступ к проекту на основе ролей и прав.
- Диаграмма Ганта и календарь.
- Статистика.
- Контроль отработанного времени.
- Отдельные Wiki и форумы по каждому проекту.
- Файловый менеджер.
- Репозитории.
Кроме бесплатного сервиса для совместной работы Redmine есть также Easy Redmine – платный task-tracker с расширенным функционалом. В платной версии есть шаблоны проектов, чат, графики и диаграммы по проекту и еще несколько добавочных функций. Есть бесплатный триал-период –14 дней.
Trello
Таск-трекер, в основе которого лежит метод управления разработкой Канбан. Канбан, по сути, сводится к ограничению количества незавершенных пунктов на каждой стадии рабочего процесса. Управление проектами в Trello, как и в Канбане, осуществляется с помощью досок, списков и карточек, что делает процесс интуитивно понятным и простым. Имеется русскоязычная версия. Есть приложения для Android, iOS, Windows 8. По отзывам, эта программа для совместной работы больше подходит стартапам и небольшим проектам. Базовая версия бесплатна. Имеются платные версии Trello Gold и Trello Business Class с дополнительными возможностями.
Основные функции и особенности программы для совместной работы Trello:
- Создание нескольких проектов (досок). Есть возможность одновременно видеть несколько проектов и их состояние.
iУдобная фильтрация. Содержит 4 набора фильтров: текстовый, по ярлыкам (карточки можно снабжать ярлыками вроде «Важно», «Ждет рассмотрения» и т.д.), по пользователю, по дате. - Назначение ответственных и исполнителей.
- Подписка на обновления. Можно подписаться на доску целиком, на лист или на конкретную карточку.
- Возможность синхронизации с Google Calendar.
- Чат внутри каждой карточки.
Битрикс24
Программа для совместной работы отечественного производства. Можно описать как гибрид Вконтакте, Skype и стандартного таск-трекера для решения рабочих вопросов. Большая часть функционала бесплатна, но только в облачном режиме. Есть платные тарифы. Коробочная версия тоже платная. Естественно, интерфейс на русском есть. Как и мобильные приложения для iOS и Android.
Основные функции и особенности:
- «Живая лента» (по принципу «новостей Вконтакте»), лайки и комментарии.
- Обмен сообщениями. Сообщение можно отправить конкретному сотруднику, рабочей группе, отделу или всей компании. Внутри сообщения можно создать опрос или событие.
- «Бейджи» – аналог подарков в соцсетях. С их помощью можно выразить благодарность коллеге или поздравить его с днем рождения.
- Объявления – такие сообщения, которые не исчезают до тех пор, пока сотрудник их не прочитает. Счетчик показывает, сколько сотрудников прочитало объявление.
- Экстранет – общее рабочее пространство, где можно общаться с клиентами и поставщиками.
- Управление проектами и задачами: как в большинстве программ для совместной работы, назначаются исполнители, ставятся дедлайны. Если исполнитель не уложился в поставленный срок, у задачи появляется счетчик. В задачи можно добавлять собственные поля. Есть разделы «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». В разделе «Руковожу» показывается загруженность подчиненных. Есть шаблоны задач.
- Чек-листы.
- Диаграмма Ганта.
- Конструктор отчетов.
- Конструктор фильтров.
- Чат и видеозвонки.
- Открытые линии для поддержки клиентов. Открытые линии собирают сообщения из разных каналов и распределяют их между сотрудниками по правилу очереди. Клиенты получают ответ там, откуда отправили сообщение.
- Совместное редактирование документов в режиме онлайн.
- Облачное хранилище.
- Большое количество приложений, в том числе бесплатных, для расширения возможностей.
Зеттаплан (сейчас – часть Мегаплана)
Еще одна российская программа для совместной работы. Стандартные функции, удобный интерфейс на русском языке. Работает на всех устройствах, в том числе на смартфонах. Есть коробочная версия для установки на собственный сервер, но в этом случае обслуживание и поддержка работоспособности осуществляется силами компании. Бесплатный пробный период этого сервиса для совместной работы – 14 дней.
Основные функции и особенности:
- Поддержка нескольких проектов.
- Задачи разбиваются на подзадачи. Назначаются ответственные, исполнители, ставятся сроки. Зеттаплан напоминает ответственным сотрудникам о приближении дедлайна.
- В задачах можно вести обсуждения, делиться файлами. История сохраняется.
- Календарь, который при желании можно синхронизировать с Гугл-календарем.
- Составление отсчетов по проекту.
- Сравнение планируемых и фактических затрат.
- Можно настроить шаблоны задач со своими полями. Есть и готовые шаблоны для типовых задач.
- Визуализация организационной структуры компании.
Teamer
Сервис для совместной работы, написанный российскими разработчиками. Интерфейс только на русском языке. Облачная версия бесплатна. Можно установить на свой сервер (платно). Подходит для небольших команд.
Основные функции и особенности:
- Все проекты и задания находятся в разделе «Что делать?» У заданий можно задать приоритет (обычный, низкий или высокий) и дедлайн. И назначить исполнителя, конечно.
- Задания можно добавлять в закладки, чтобы видеть их постоянно.
- Инициатор может принять или не принять выполненное задание. Для этого есть кнопочка «Подтверждаю, все круто!»
- Раздел «Кто виноват?». Тут все задания представлены в виде календаря. Указаны ответственные и сроки.
- «Где все?» – люди, с которыми Вы работаете.
- Есть чат.
- Можно прикреплять к сообщениям документы.
- Есть кнопочка «Мне повезет!» для тех, кто не может определиться с тем, какое задание из списка выполнить в данный момент.
- Поддержка HTML-тегов, которые можно использовать в описаниях к заданиям, заметках и комментариях.
Podio
https://www.citrix.ru/products/podio.html
Таск-трекер от известной американской компании Citrix. Гибкий и кастомизируемый – это, пожалуй, его основные преимущества. Имеется русский интерфейс. Есть приложения для iOS и Android, по отзывам – очень удобные. Есть бесплатный триал-период.
Основные функции и особенности:
- Управление проектами и задачами. Как и везде, постановка дедлайнов, назначение ответственных, исполнителей.
- Внутренний App Store с большим количеством приложений. Конструктор приложений. Набор используемых приложений настраивается отдельно для каждого проекта.
- Календарь.
- Редактор форм.
- Отчеты. Структуру отчетов также можно регулировать.
- Встроенная CRM.
- Интранет, к которому можно подключать контрагентов.
Pyrus
Отечественный таск-трекер, не так давно вышедший на западный рынок. Есть приложения для iPhone, iPad и Android. Бесплатная версия без ограничения числа пользователей, но с ограничением задач до 100. Есть возможность развернуть на собственном сервере.
Основные функции и особенности программы для совместной работы Pyrus:
- Делегирование задач и контроль над их исполнением.
- Настройка доступа.
- Можно задать периодичность задач (например, ежедневная, еженедельная).
- Чат и обмен файлами внутри задач.
- Отчеты.
- Календарь.
- Поиск по ключевым словам, именам файлов, названиям товаров и любым другим атрибутам.
- Интеграция с облачными хранилищами, Email, Active Directory, Dropbox, Google Apps.
Какую бы программу для совместной работы Вы ни выбрали – будьте уверены, она поможет Вам соблюдать дедлайны и работать продуктивнее. Главное – не забывать ею пользоваться).
Читайте также:
- Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
- Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?
- Бесплатные и платные CRM-системы: обзор полезных сервисов для работы с клиентами.
![](/mark_r_img.png)
На мой взгляд, будущее за облачными сервисами, и такие сложно поддерживаемые системы как Redmine уже будут неактуальны. Мы пользуемся сервисами, которые интегрируются с Google Apps. Из неназванных здесь попробовали Todoist, а сейчас используем Deskun.
Мы работали долгое время в Mantis, многое там настраивали и даже сами допиливали. Прелесть Mantis в том, что он достаточно простой в плане кода (PHP) и довольно легко можно вносить нужные вам доработки. Получается неограниченная кастомизация + работал на своем сервере.
Но в итоге уперлись в невозможность подключить к работе клиентов. Перешли на AB-TASKS и продуктивность работы выросла на порядок.
Еще есть отличная система для совместной работы CRM Простой бизнес. Назначение задач, ответственных, живая лента комментариев тоже, контроль выполнения, Гант, отчеты, все виды коммуникаций, в т.ч. видеоконференции. Для пяти человек совершенно бесплатно.
Регина, в курсе такой системы. Про нее написали в статье про CRM-системы: https://selibo.ru/st-crm.shtml Мне кажется, только для совместной работы ее использовать не совсем оптимально, т.к. ее функционал намного шире.
Отправить комментарий
![Как придумать надежный пароль и логин?](/sites/default/files/illustrations/password.jpg)
Пароли, пароли, пароли – в Интернете они нужны повсюду. Каждый раз приходится думать, какой поставить пароль, чтобы его не смогли взломать. Итак, ...
![CRM-системы: что это такое и как они работают? Лучшие бесплатные сервисы](/sites/default/files/illustrations/crm_system_0.jpg)
Из этой статьи вы узнаете, что делают CRM системы и какую пользу они могут принести. Какие есть бесплатные и платные варианты на рынке, в чем их ...